Le vacancier ou son représentant remet à l'organisme de vacances :
> Un dossier d'inscription sincère et complet avec une fiche de comportement détaillée et une fiche de liaison médicale.
> La liste des effets personnels et du matériel paramédical fournis.
> L'argent personnel en quantité nécessaire aux besoins du vacancier.
> Les ordonnances à jour et lisibles, ainsi que les médicaments correspondant pour la durée du séjour préparés dans un ou des piluliers.
L'organisme de vacances précise dans la brochure ou dans tout document contractuel en tenant lieu :
> Des mentions prévues par la réglementation en vigueur.
> Des références des agréments l'agrément tourisme et l'agrément Vacances Adaptées Organisées.
> Le sigle du CNLTA, la charte de qualité et la grille d'autonomie.
La brochure (et/ou les informations données aux vacanciers) comporte également :
> Le nombre de vacanciers et leur niveau d'autonomie.
> Le nombre de responsables de séjours, animateurs-accompagnateurs.
> Les conditions d'hébergement et de couchage en précisant les éléments du linge et de literie à fournir par les vacanciers. Ces informations peuvent figurer dans tout autre document contractuel.
> Les conditions des convoyages et les moyens de transport sur le site.
> Le type de restauration, en précisant, le cas échéant, la participation des vacanciers à la restauration et à l'entretien.
Le nombre de vacanciers sur un même site d'hébergement ne devrait pas dépasser vingt pour garantir la convivialité et la réalisation harmonieuse des activités. L'organisateur rassemblant plus de vingt vacanciers en un ou plusieurs séjours sur le même lieu devra le signaler clairement dans les documents contractuels.
L'organisateur, en fonction des informations reçues, constitue les groupes dans le respect de la grille d'évaluation du CNLTA.
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